20.06.2025
Der große Sommerfest-Guide: So findest du die perfekte Location für dein Event
Inhaltsverzeichnis
Die wichtigsten Kriterien für die perfekte Sommerfest-Location
1. Veranstaltungsart & Zielgruppe
Bevor du dich durch Location-Bilder scrollst, solltest du dir überlegen, warum du überhaupt ein Sommerfest organisierst. Denn je nachdem, ob du eine private Feier oder ein Firmenevent planst, verändern sich die Anforderungen grundlegend.
Bei privaten Feiern wie Geburtstagen, Hochzeiten oder Jubiläen ist das persönliche Miteinander oft besonders wichtig. Hier kommt es auf die Atmosphäre an. Ein gemütlicher Garten, ein romantischer Innenhof oder eine stylische Rooftop-Location können genau das Richtige sein. Wichtig ist, dass es Platz zum Sitzen gibt, das Essen gut ist, es kindertaugliche Optionen gibt oder Platz zum Tanzen ist.
Bei Firmenevents wie Teambuilding-Maßnahmen oder Sommerfesten mit Kolleg:innen sind andere Dinge wichtig: Technik, flexible Raumaufteilung, Outdoor-Aktivitäten, Branding-Möglichkeiten oder ein reibungsloser Ablauf. Und die Frage, wie gut die Location erreichbar ist, wird hier schnell zum entscheidenden Kriterium.
Kurz gesagt: Wer kommt und was wollt ihr gemeinsam erleben? Die Antwort auf diese Frage ist der erste Schritt zur richtigen Location.
2. Gästezahl & Platzbedarf
Wie viele Leute sollen feiern und wie? Wie viele Gäste du erwartest, ist echt wichtig, wenn du eine Location suchst. Wenn du genau weißt, wie viel Platz du brauchst, kannst du die Planung viel entspannter angehen.
Als grobe Faustregel gilt:
Sitzplätze Indoor: Pro Person solltest du etwa 1–1,5 Quadratmeter einplanen – je nachdem, wie eng oder großzügig das Setting sein darf.
Stehplätze Indoor (z. B. für Empfang oder Flying Buffet): Hier reichen oft 0,5–1 Quadratmeter pro Person.
Outdoor-Veranstaltungen: Hier darf’s gern luftiger sein – 2–3 Quadratmeter pro Person sind ideal, gerade mit Blick auf Bewegungsfreiheit, Aufbauten oder mögliche Schlechtwetter-Alternativen.
Viele Sommerfeste leben von der Kombination: Essen im Freien, Tanzfläche und Bar drinnen – oder umgekehrt. Wenn deine Location flexible Bereiche bietet, kannst du das Beste aus beiden Welten verbinden und bleibst bei Wetterumschwüngen entspannt.
3. Budgetplanung
Auch wenn’s am liebsten ein mediterranes Strandgut mit Poolbar wäre – irgendwann kommt der Moment, an dem das Budget ins Spiel kommt. Und genau hier lohnt es sich, die Gesamtkosten der Location mal genauer unter die Lupe zu nehmen.
Typische Kostenfaktoren bei Locations:
· Miete: oft gestaffelt nach Wochentagen oder Uhrzeit
· Nebenkosten: Strom, Wasser, Reinigung, Müllentsorgung
· Ausstattung: Mobiliar, Technik, Beleuchtung – was ist inklusive?
· Servicepersonal oder Auflagen: Gibt es Vorgaben für hauseigene Dienstleister?
Frag bei der Besichtigung am besten konkret nach versteckten Kosten. Viele Locations wirken auf den ersten Blick günstig, aber wenn man dann noch Kleinigkeiten wie Toilettenwagen, Auf- und Abbau oder eine verlängerte Sperrstunde dazuzählt, sieht das ganz anders aus.
Wenn du mit einem festen Budget planst, lohnt es sich, Location, Ausstattung und Service als Paket zu kalkulieren. So kannst du besser entscheiden, wie viel du für Extras wie Musik, Deko oder Rahmenprogramm übrig hast.
Hier unsere Liste mit den wichtigsten Budgetpunkten:
- 1
1. Locationmiete
Das ist dein Basisposten und oft der größte. Die Miete hängt von Wochentag, Uhrzeit, Saison, Größe und Exklusivität der Location ab. Viele Anbieter staffeln ihre Preise: Bei Wochenend- und Abendveranstaltungen musst du in der Regel tiefer in die Tasche greifen. - 2
2. Ausstattung & Mobiliar
Was ist inklusive und was musst du extra zahlen? Tische, Stühle, Loungemöbel, Sonnenschirme, Pavillons oder Heizstrahler: Diese Posten werden oft pro Stück berechnet oder als Paket angeboten. Outdoor-Events brauchen meistens mehr Equipment. - 3
3. Technik & Licht
Für gute Musik, gute Stimmung und Sicherheit. Die Grundausstattung, also zum Beispiel Mikrofon, Lautsprecher und Lichtspots, ist nicht immer im Mietpreis enthalten. Je nachdem, was für Events es sind, brauchen wir manchmal mehr, zum Beispiel für DJs, Showacts oder Reden. - 4
4. Reinigung & Endabnahme
Oft vergessen, aber eigentlich immer Pflicht. Viele Locations verlangen eine Endreinigung oder berechnen sie pauschal. Manchmal kommen auch noch Gebühren für Müllentsorgung oder das Zurückbauen von Deko dazu. - 5
5. Servicepersonal
Pflicht oder optional? Einige Locations arbeiten nur mit eigenem Personal. Andere stellen Barkeeper, Garderobenkräfte oder Techniker gegen Aufpreis bereit. Manchmal braucht man auch Sicherheitskräfte. - 6
6. Strom, Wasser & Nebenkosten
Manche Locations rechnen das separat ab. Besonders bei Outdoor- oder Industrie-Locations wichtig: Generatoren, Wasseranschlüsse oder Toilettenwagen verursachen schnell zusätzliche Kosten. - 7
7. Schlechtwetter-Option / Umbauplan
Backup kostet extra, lohnt sich aber. Wenn du einen Plan B brauchst (Zelt, Indoor-Ausweichfläche etc.), plane das fest ein. Und wenn du vor Ort noch irgendwas änderst, wird das auch extra berechnet. - 8
8. Verlängerung / Sperrstunde
Wie lange darf gefeiert werden und was kostet mehr? Viele Locations setzen feste Endzeiten. Wer länger feiern will, zahlt für Personal, Technik oder Lärmaufschläge. Das kann teuer werden, wenn’s nicht vorher geklärt ist. - 9
9. Externe Dienstleister & Korkgeld
Eigene Dienstleister mitbringen? Dann lies das Kleingedruckte. Manche Locations berechnen Gebühren, wenn du dein eigenes Catering oder einen externen DJ mitbringst. Das sind dann so Dinge wie Korkgeld, Küchenpauschale oder Technikpauschale. - 10
10. Zusatzkosten für Auf- & Abbauzeiten
Nicht alle Tage sind automatisch inklusive. Manche Locations berechnen auch den Vortag für den Aufbau oder die Nacht danach für den Abbau separat. Wenn du das nicht einplanst, kann das schnell das Budget sprengen.
4. Standort & Erreichbarkeit
Die schönste Location bringt wenig, wenn niemand hinkommt bzw. alle erst mal eine halbe Stunde nach einem Parkplatz suchen. Deshalb lohnt es sich, auch die praktischen Aspekte der Lage früh in die Planung einzubeziehen.
Wichtige Punkte, die du abklären solltest:
Verkehrsanbindung: Ist die Location gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar – gerade für Gäste ohne Auto oder nach ein paar Drinks?
Parkplätze: Gibt es ausreichend Stellflächen? Müssen Parkausweise organisiert oder Shuttles eingeplant werden?
Barrierefreiheit: Können alle Gäste die Location problemlos betreten und sich dort bewegen – inklusive Sanitäranlagen?
Tipp: Wenn die Location abgelegen liegt, kann genau das auch ein Vorteil sein – mit eigenem Shuttle-Service oder Fahrgemeinschaften wird der Weg selbst schon Teil des Erlebnisses. Wichtig ist nur, dass du ihn mitdenkst.
Location-Typen im Vergleich
Es muss nicht immer ein Schlosspark sein, aber die Location sollte schon zu deinem Event passen. Hier ein Überblick über die beliebtesten Location-Arten inklusive Vor- und Nachteilen:
Outdoor-Locations
Typische Beispiele: Gärten, Parks, Strände, Dachterrassen
Vorteile:
Sommerfeeling pur – Licht, Luft und Natur schaffen automatisch gute Stimmung
Ideal für entspannte Formate wie BBQs, Picknicks oder Afterwork-Events
Meist mehr Platz und lockere Atmosphäre
Nachteile:
Wetterrisiko – Schlechtwetter-Alternative muss mitgedacht werden
Zusätzlicher Aufwand bei Technik, Strom und Ausstattung
Genehmigungen bei öffentlichen Flächen oft nötig
Bitte klären, ob eine Überdachung möglich ist oder du z. B. ein Zelt dazubuchen kannst. Und auch eine mobile Bar oder Sanitärlösung solltet ihr einplanen.
Indoor-Locations
Typische Beispiele: Hallen, Lofts, Restaurants, Bars
Vorteile:
Wetterunabhängigkeit – sichere Planung bei jedem Forecast
Oft mit Ausstattung (Mobiliar, Technik, Toiletten) inklusive
Ideal für abendliche Events, Partys, Präsentationen oder gesetztes Essen
Nachteile:
Weniger Sommer-Atmosphäre ohne Außenbereich
Lautstärkebegrenzungen oder feste Sperrzeiten möglich
Bei heißen Tagen kann es ohne Klimatisierung schnell unangenehm werden
Check unbedingt, ob eine Überdachung möglich ist oder du z. B. ein Zelt dazubuchen kannst. Und auch eine mobile Bar oder Sanitärlösung sollten wir einplanen.
Hybrid-Lösungen
Typische Beispiele: Locations mit Innen- & Außenbereichen, gemietete Zelte, Hofgüter
Vorteile:
Flexibilität – je nach Wetterlage oder Tageszeit kann nach drinnen oder draußen gewechselt werden
Gute Kombi aus Sommerfeeling und Planungssicherheit
Oft individuell gestaltbar
Nachteile:
Höherer Planungsaufwand – beide Bereiche müssen ausgestattet und bespielt werden
Eventuell zusätzliche Kosten für Zelte, Bodenbeläge oder Übergänge
Plan den Wechsel bewusst ein, z. B. Essen draußen, Party drinnen. So können deine Gäste beide Bereiche nutzen und du bekommst das Beste aus beiden Welten.
Und für beide Welten gibt es hier tolle Locations zum Entdecken.
Praktische Checkliste: Das musst du bei der Buchung klären
Schau dir die folgenden Punkte genau an, bevor du unterschreibst oder feste Zusagen machst. So ersparst du dir böse Überraschungen und unnötige Extrakosten:
Fragen an den Vermieter
Gibt es Lärmbeschränkungen oder feste Sperrzeiten?
Sind Stromanschlüsse vorhanden – und in welcher Stärke?
Darf Deko angebracht, Feuer genutzt oder eigenes Personal mitgebracht werden?
Vertragsklauseln prüfen
Wie lauten die Stornobedingungen – auch bei Regen?
Wird eine Kaution fällig? Und wann wird sie zurückgezahlt?
Gibt es eine Mindestabnahme von Leistungen oder Dienstleistern?
Wetter-Plan B
Bei Outdoor-Events essenziell: Gibt es eine Ausweichfläche?
Falls nein: Kann ein Zelt organisiert werden – und wer übernimmt das?
Wie kurzfristig darf/muss der Plan B aktiviert werden?
Timing – wie früh buchen?
Beliebte Sommerlocations sind oft Monate im Voraus ausgebucht – gerade an Wochenenden
Faustregel: Mindestens 3–6 Monate vorher anfragen, bei Top-Locations besser früher
Für spontane Events: Wer flexibel bei Wochentag oder Uhrzeit ist, hat bessere Chancen
Nimm am besten eine kleine Checkliste mit, wenn du eine Besichtigung machst. So vergisst du keine wichtigen Fragen und kannst direkt vergleichen.
Kreative Location-Ideen für besondere Sommerfeste
Du willst mehr als nur einen Garten, einen Grill und einen Biertisch? Dann ist es Zeit für Locations, die nicht nur praktisch, sondern auch richtig außergewöhnlich sind. Hier sind ein paar Ideen, mit denen dein Sommerfest garantiert in Erinnerung bleibt:
Themenfeste mit passender Location
Sommernachtsball: Elegante Villa mit Park, festlich beleuchtet, dazu Live-Musik und Dinner unter freiem Himmel
Beach Party: Strandbar, Stadtstrand oder Rooftop mit Sandfläche – lässig, barfuß, Cocktail in der Hand
Festival-Feeling: Wiese, Bühne, Foodtrucks und Lichterketten – perfekt für Firmenfeste mit jungen Teams
Boho-Picknick: Park oder Garten mit Decken, Kissen, Deko und entspanntem DJ-Set
Ungewöhnliche Locations, die Eindruck machen
Boote & Schiffe: Feiern auf dem Wasser – mit Skylineblick oder Sonnenuntergang inklusive
Weinberge & Gutshöfe: Ideal für mediterranes Flair, entspannte Runden und gutes Essen
Baumhäuser oder Waldlichtungen: Perfekt für kleine Gruppen mit Abenteuerlust – Natur pur
Industrieruinen & Hinterhöfe: Für urbane Sommerfeste mit Stilbruch und Charakter
Hier mal ein paar heiße Tipps von uns
Sommernachtsball
Kronleuchter-Charme trifft Sommerluft – das Café Steinchen verleiht deinem Sommerfest den Zauber einer langen Ballnacht.
Mitten in München, elegant und trotzdem ganz entspannt: Diese Location ist perfekt für ein Fest mit Stil, Tanzfläche unter Sternen und Aperitifs bei Kerzenschein. Ideal für Sommernachtsbälle, die ein bisschen mehr dürfen, aber nie steif wirken.
Beach Party
Beach Vibes mitten im Ruhrgebiet – auf Herr Walter wird dein Sommerfest zur Hafenparty!
Sonnenliegen, Sand unter den Füßen, kalte Drinks an Deck und das mitten in Dortmund. Das Eventschiff Herr Walter bringt Beachclub-Feeling aufs Wasser. Perfekt für eine lässige Sommerparty mit BBQ, Live-DJ oder Cocktailbar. Tipp: Abends wird’s besonders stimmungsvoll, wenn die Hafenlichter angehen.
Festival-Feeling
Open Air, große Bühne, freie Fläche – die Ostra-See-Location bringt Festival-Feeling nach Dresden!
Ob Foodtruck-Meile, Live-Band oder Sommer-Rave: Diese Outdoor-Location am Wasser bietet Platz für große Ideen und echtes Festivalflair. Mitten in Dresden, aber mit genug Raum für Lautstärke, Lichtershow und Lagerfeuer-Vibes. Ideal für Sommerfeste, die keine Kompromisse machen wollen.
Boho-Picknick
Makramee, Lichterketten und Picknickdecken – die Wachsfabrik Köln ist wie gemacht für ein Sommerfest im Boho-Style.
Versteckt im Grünen und trotzdem urban, bietet die kreative Location gemütliche Außenbereiche, eine lockere Atmosphäre und Platz für Picknick-Konzepte mit Stil. Perfekt für entspannte Sommerfeste mit Teppichen auf der Wiese, Rosé in der Hand und Live-Musik unter freiem Himmel.
Boote & Schiffe
Sommerfest an Deck – das Patio Berlin bringt maritime Eleganz mitten in die Hauptstadt.
Das schwimmende Restaurant liegt direkt an der Spree und bietet einen tollen Blick auf die Skyline und die vorbeifahrenden Boote. Es ist der perfekte Ort für ein stilvolles Sommerfest. Egal, ob Sundowner-Empfang, Dinner mit Wasserblick oder Afterparty an Bord – hier feierst du wie auf dem Wasser, nur ohne Seegang.
Weinberge & Gutshöfe
Sommerfest mit Ausblick – Burg Stettenfels verbindet Weingenuss, Weitblick und Wow-Faktor.
Mitten im Grünen, über den Dächern von Untergruppenbach: Die Burg bietet romantisches Flair, edles Ambiente und genug Platz für ein Sommerfest zwischen Reben, Rittergemäuer und regionaler Küche. Perfekt für Firmenfeiern mit Stil oder private Events mit Charakter.
Naturfeeling pur
Sommerfest im Grünen – das Treehouse Berlin ist ein verstecktes Juwel mit Wald-Feeling mitten in der Hauptstadt.
Holzdeck, Baumhaus-Flair und freie Sicht in die Baumwipfel: Diese Location ist gemacht für alle, die Natur lieben, aber auf Stil nicht verzichten wollen. Ideal für Sommerfeste mit Lagerfeuer-Charme, Lichterketten, entspannter Musik und barfuß tanzen im Wald.
Industrieruinen & Hinterhöfe
Roh, urban, lässig – La Fabrik ist die perfekte Bühne für Sommerfeste mit Industrie-Charme.
Backsteinwände, hohe Decken, kreative Vibes: In dieser ehemaligen Industriehalle trifft urbaner Look auf modernes Eventdesign. Ideal für alle, die ihr Sommerfest nicht auf der Wiese, sondern im Hinterhof feiern wollen – mit Foodtruck, DJ und ordentlich Atmosphäre.
Je ungewöhnlicher die Location, desto einfacher hebt sich dein Fest von der Masse ab – und desto wichtiger ist eine gute Planung vorab. Denk an Logistik, Erreichbarkeit und Genehmigungen.
6. Rechtliche & organisatorische Tipps
Klingt trocken, ist aber essenziell: Auch das entspannteste Sommerfest braucht ein solides organisatorisches Fundament. Gerade bei Outdoor-Events oder öffentlichen Flächen gelten bestimmte Regeln und wer sie nicht kennt, riskiert Bußgelder oder Ärger am Eventtag.
Genehmigungen
Für öffentliche Plätze, Parks oder Straßen brauchst du meist eine offizielle Nutzungserlaubnis
Auch Musik und Alkoholausschank können genehmigungspflichtig sein – vor allem in Städten
Feuerstellen, Grillplätze oder Zelte sollten vorher abgestimmt werden (inkl. Brandschutzauflagen)
Versicherungsschutz
Eine Veranstalterhaftpflicht schützt dich, falls etwas schiefgeht – z. B. bei Schäden an gemieteter Technik oder Verletzungen
Wenn du ein größeres Event mit Publikum organisierst, solltest du dir immer Gedanken über Unfallschutz machen. Das gilt besonders, wenn Kinder dabei sind oder Aufbauten genutzt werden.
Lärmschutz & GEMA
Viele Gemeinden haben klare Regeln zur Nachtruhe (meist ab 22 Uhr) – Verstöße können teuer werden
Wenn du Musik spielst, solltest du klären, ob du eine GEMA-Meldung brauchst – das gilt auch für DJs oder Bands, die Cover-Songs spielen
Frag im Zweifel immer bei der Location oder beim örtlichen Ordnungsamt nach. Lieber einmal mehr geklärt als später mit Auflagen oder Bußgeldern überrascht werden.
Die richtige Location ist kein nettes Extra – sie ist der Rahmen, in dem alles zusammenkommt. Sie entscheidet über Stimmung, Ablauf und Erinnerungswert deines Sommerfests. Nutze unsere Tipps, um gezielt und stressfrei zu planen – und dein Event so auf ein neues Level zu heben.
Du hast jetzt eine klare Vorstellung, worauf es bei der Location-Wahl ankommt?
Dann klick dich weiter durch unsere Sommerfest-Deko-Ideen oder hol dir noch mehr Tipps rund ums Catering für Outdoor-Events.
Oder starte direkt mit der Suche nach der passenden Location:
Jetzt Locations entdecken auf eventlocations.com