23.06.2025
Sommerfest geplant? Diese 5 Fragen solltest du deiner Location stellen
Inhaltsverzeichnis
1. Gibt es ausreichend Außenflächen und wie flexibel sind diese nutzbar?
Ein gelungenes Sommerfest lebt vom Outdoor-Charme: Sonne, frische Luft und eine entspannte Stimmung unter freiem Himmel. Die Außenfläche einer Location ist deshalb weit mehr als nur „ein netter Bonus“ – sie ist das Herzstück deiner Veranstaltung. Doch nicht jede Grünfläche eignet sich automatisch für jedes Sommerfest. Um böse Überraschungen zu vermeiden, lohnt es sich, einen genauen Blick darauf zu werfen, was draußen wirklich geboten wird.
Kläre deshalb:
- 1
Wie groß ist der Außenbereich wirklich?
Zahlen zur Größe der Fläche sagen wenig aus, wenn du dir nicht überlegst, wie viel Platz du tatsächlich brauchst. Plane deshalb konkret: Wie viele Gäste werden erwartet? Ist ein Bühnenprogramm, Spiele oder Essensstände geplant? Soll vielleicht sogar ein Zelt aufgestellt werden? Rechne großzügig, denn eine zu eng bestuhlte Fläche wirkt schnell ungemütlich und schränkt die Bewegungsfreiheit ein. - 2
Gibt es Schattenplätze oder wettergeschützte Bereiche?
Auch wenn die Sonne für Sommerfeeling sorgt, kann sie bei hohen Temperaturen schnell zur Belastung werden. Schattige Rückzugsorte, überdachte Bereiche oder Sonnenschirme sind daher nicht nur praktisch, sondern auch gut für das Wohlbefinden – besonders für Kinder, ältere Gäste oder alle, die mal ein schattiges Plätzchen brauchen. - 3
Wie sieht es mit Sitzmöglichkeiten, Stromanschlüssen oder anderer Ausstattung aus?
Sind ausreichend Sitzmöglichkeiten vorhanden oder müssen diese zusätzlich organisiert werden? Gibt es Stromanschlüsse für Musik, Licht oder Technik? Solche Details entscheiden letztlich darüber, wie reibungslos deine Feier abläuft. Ein Fest ohne Sitzgelegenheiten oder ohne Strom für den DJ kann schnell zur Improvisation werden. - 4
Ist die Fläche exklusiv nutzbar?
Ein oft übersehener Punkt ist, ob du dir das Gelände mit anderen Veranstaltungen oder Spaziergängern teilst. Wenn dir eine intime Atmosphäre wichtig ist, beispielsweise bei einer privaten oder Firmenfeier, solltest du unbedingt klären, ob der Außenbereich exklusiv für dich reserviert ist. Denn nichts stört mehr als fremde Besucher mitten im Programm oder laute Geräusche vom Nachbarevent.
Tipp: Frag nach einem Lageplan oder noch besser: Schau dir die Location persönlich an. Nur so bekommst du ein richtiges Gefühl für die Gegebenheiten und Dimensionen, sodass du alles besser einschätzen kannst.
2. Welche Genehmigungen oder Auflagen sind nötig und wer kümmert sich darum?
Ein Sommerfest im Freien klingt zunächst unkompliziert, doch sobald eine größere Gästezahl, Musik oder öffentliche Flächen involviert sind, kommen oft behördliche Vorgaben ins Spiel. Wer gut vorbereitet ist, spart nicht nur Nerven, sondern vermeidet auch unerwünschte Komplikationen oder Bußgelder. Deshalb lohnt es sich, sich frühzeitig mit dem Thema Genehmigungen und Auflagen auseinanderzusetzen. Wer sich frühzeitig um Genehmigungen und Zuständigkeiten kümmert, sorgt für einen reibungslosen Ablauf und kann entspannter feiern. Mit guter Vorbereitung ist fast alles machbar.
Wichtige Punkte:
3. Welche Technik ist vorhanden und was muss eventuell extern gebucht werden?
Die benötigte Technik hängt stark davon ab, was du für dein Sommerfest geplant hast. Überlege dir im Vorfeld genau, was du umsetzen möchtest und was du dafür brauchst. Eine gute Planung sorgt für einen reibungslosen Ablauf und zufriedene Gäste. Wenn die Location keine eigene Technik bietet, denke daran, rechtzeitig alles Notwendige inklusive Auf- und Abbau extern zu mieten. Das sind die wichtigsten Punkte, auf die du in Bezug auf die Technik achten solltest:
Ohne die passende Technik läuft bei einer Feier vieles ins Leere, denn auch das schönste Ambiente nützt wenig, wenn es an Strom, Licht oder Ton mangelt. Deshalb gehört ein Technik-Check unbedingt zu deiner Eventplanung. Je früher du weißt, was die Location bietet und was du zusätzlich organisieren musst, desto reibungsloser läuft am Ende dein Fest.
Kläre im Vorfeld: Was ist an Grundausstattung vorhanden?
- 1
Stromanschlüsse
Gibt es genügend Steckdosen, und wo sind sie positioniert? Für Musik, Licht oder Kühlgeräte brauchst du nicht nur Strom, sondern diesen auch in ausreichender Leistung und Reichweite. - 2
Licht
Ist die Außenfläche beleuchtet oder wird es nach Sonnenuntergang stockdunkel? Das betrifft nicht nur die Atmosphäre, sondern auch die Sicherheit. - 3
Ton
Gibt es Lautsprecher oder eine feste Anlage? Oder musst du dich selbst um diese Technik kümmern – etwa für einen DJ, eine Band oder Ansprachen? - 4
WLAN oder Internetzugang
Das ist besonders relevant, wenn du digitale Tools nutzt (z. B. Präsentationen oder Diashows). - 5
Für die Musik & Ton
Wird es einen DJ oder Live-Musik geben? Dann brauchst du die passende Technik wie Lautsprecher, Mischpult und eventuell eine Bühne. Soll jemand sprechen oder etwas zeigen? Plane Mikrofone, Beamer oder Bildschirme ein. - 6
Für Showeinlagen
Denkst du an eine Lichtshow oder andere technische Highlights? Hierfür können zusätzliche Stromanschlüsse oder Steuertechnik nötig sein. - 7
Wasseranschlüsse
Ja auch Wasseranschlüsse gehören zur Technik dazu. Werden Frisch- oder Abwasseranschlüsse gebraucht – z. B. für Caterer oder Foodtrucks? - 8
Zufahrt für Dienstleister
Vielleicht nicht direkt Technik, aber nicht weniger wichtig: Wie nah dürfen Dienstleister mit ihren Fahrzeugen an die Eventfläche heranfahren?
Technik spielt auf deinem Sommerfest eine wichtige Rolle. Check deshalb frühzeitig mit dem Veranstaltungsort und den Dienstleistern, welche Ausstattung vorhanden ist und wie ihr Musik, Licht und den Ablauf am besten miteinander kombiniert.
4. Gibt es Vorgaben zur Lautstärke und bis wann darf gefeiert werden?
Laue Sommerabende laden zum Feiern ein, aber auch draußen endet der Spaß irgendwann, wenn es um Lautstärke und Uhrzeiten geht. Ob Musik, Moderation oder Bühnenprogramm: Damit du keine unangenehmen Überraschungen erlebst, solltest du genau wissen, welche Regeln in der Location gelten. Manche Locations haben feste Sperrstunden oder regeln die Musiklautstärke strikt, um Anwohner nicht zu stören. Kläre am besten im Vorfeld, ob du Verlängerungen beantragen kannst oder wann der letzte Song wirklich gespielt sein muss.
- 1
Welche Ruhezeiten sind einzuhalten?
Je nachdem, wo die Location ist – in der Stadt, in einem Wohngebiet oder auf dem Land – gelten unterschiedliche Lärmschutzvorgaben. Oft muss ab 22 Uhr die Musik deutlich reduziert oder sogar ganz ausgeschaltet werden. In manchen Fällen ist bereits früher Schluss, besonders bei offenen Flächen ohne Schallschutz. - 2
Gibt es Indoor-Alternativen für später?
Ein echter Pluspunkt: Manche Locations bieten ab einer bestimmten Uhrzeit den Wechsel in einen Innenbereich an – etwa in einen Saal, eine Scheune oder ein Festzelt. So kannst du dein Fest draußen starten und später drinnen entspannt weitermachen, ohne Lärmprobleme zu riskieren. - 3
Was passiert bei Überschreitungen?
Wichtig zu wissen: Wenn du gegen Lärmschutzauflagen verstößt, riskierst du Ärger mit den Anwohnern oder sogar Bußgelder. Manche Locations haften selbst, andere legen die Verantwortung klar in deine Hände. Kläre das am besten vorher und halte dich im Zweifel lieber an die Vorgaben. - 4
Was bedeutet das für dein Programm?
Egal ob Live-Musik, DJ, Reden oder Spiele – die Planung deines Sommerfests hängt stark von den Lautstärkeregeln ab. Plan die wichtigen Programmpunkte am besten frühzeitig ein und überlege, wie du zu späterer Uhrzeit leiser weitermachen kannst. Du kannst zum Beispiel akustische Musik einlegen, eine leise Hintergrundbeschallung einrichten oder den Ausklang gemütlich gestalten.
Tipp: Frage konkret nach, bis wann draußen Musik erlaubt ist, ob es Lautstärkegrenzen gibt und ob eine Indoor-Option vorhanden ist. So vermeidest du Planungsstress und sorgst für einen reibungslosen Ablauf bis zum letzten Song.
5. Gibt es ein Wetter-Backup und wie kurzfristig kann umgeplant werden?
So sehr wir uns auf Sonne und Sommerstimmung freuen: Das Wetter bleibt unberechenbar. Regen, Wind oder Kälte können einem Outdoor-Fest schnell einen Strich durch die Rechnung machen, wenn es keinen Plan B gibt. Deshalb ist es wichtig, frühzeitig zu klären, welche Optionen die Location bei Schlechtwetter bietet und wie flexibel darauf reagiert werden kann. Gibt es überdachte Flächen, die spontan genutzt werden können? Oder stehen Zelte, Heizstrahler und Indoor-Alternativen bereit, falls das Wetter umschlägt?
Ein durchdachtes Konzept für Schlechtwetter sorgt für Planungssicherheit und dafür, dass dein Sommerfest bei jedem Wetter ein Erfolg wird. Kläre am besten frühzeitig, ob und wie flexibel umgeplant werden kann. So sind du und deine Gäste auf alle Eventualitäten vorbereitet.
- 1
Welche Möglichkeiten gibt es, dein Fest bei schlechtem Wetter trotzdem stattfinden zu lassen?
Frage nach überdachten Bereichen, Pavillons oder einem festen Zelt. Kläre, ob das Fest in Innenräume wie eine Scheune, Halle oder einen Saal verlegt werden kann und ob dort genug Platz für Gäste, Catering und Programm ist. Wenn du einen Plan für schlechte Wetterbedingungen hast, kannst du am Veranstaltungstag ganz entspannt bleiben. - 2
Wie kurzfristig kann umgeplant werden?
Klär ab, bis wann entschieden werden muss, ob das Event drinnen oder draußen stattfindet. Manche Locations brauchen ein bis zwei Tage Vorlauf, andere lassen auch eine spontane Umplanung am Veranstaltungstag zu. Das ist wichtig, um flexibel auf den Wetterbericht reagieren zu können. - 3
Warum ist das für Planung und Dienstleister so wichtig?
Das ist nicht nur für dich wichtig, sondern auch für Caterer, Musiker und andere Dienstleister. Sie müssen wissen, ob und wo sie im Trockenen arbeiten können. Wenn du einen Plan B hast, kannst du Aufbau, Stromanschlüsse, Equipment und Personal besser koordinieren.
Was du sonst noch fragen solltest
Gibt es ausreichend Parkplätze und wie ist die Anreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln geregelt?
Ist die Location für Gäste mit Mobilitätseinschränkungen barrierefrei zugänglich?
Wie viele Toiletten stehen zur Verfügung und wer kümmert sich um die Reinigung während der Veranstaltung?
Wie wird die Müllentsorgung organisiert und gibt es nachhaltige Lösungen oder Umweltauflagen, die beachtet werden müssen?
Gut gefragt ist halb geplant
Damit ein Sommerfest ein Erfolg wird, braucht es gute Stimmung, eine schöne Atmosphäre und eine reibungslose Organisation. Die richtigen Fragen an den Veranstaltungsort helfen dir dabei, das sicherzustellen. Wenn die Rahmenbedingungen klar sind, kannst du entspannter planen und es kommt weniger zu unangenehmen Überraschungen.
Mit gezielten Fragen schaffst du nicht nur Transparenz, sondern auch Vergleichbarkeit zwischen verschiedenen Locations. Du erkennst schneller, welche Anbieter zu deinen Anforderungen passen und wo vielleicht noch Hürden lauern, die es zu lösen gilt.
Tipp: Erstelle dir vor dem ersten Besichtigungstermin einen Fragebogen, den du systematisch durchgehst. So vergisst du nichts, hast alle wichtigen Punkte auf dem Schirm und kannst am Ende fundiert entscheiden, welche Location wirklich zu deinem Sommerfest passt.
Jetzt auf eventlocations.com die passende Location finden, direkt alle wichtigen Fragen stellen und das perfekte Sommerfest planen!