Wann solltet ihr mit der Location-Suche beginnen?

Ganz klar: je früher, desto besser. Viele beliebte Locations sind weit im Voraus ausgebucht – manchmal bis zu zwei Jahre. Vor allem an beliebten Daten wie Schnapszahlen, langen Wochenenden oder in den Sommermonaten ist der Andrang riesig. Wenn ihr also eine Hochzeit in einer Location der Nähe plant, fangt so früh wie möglich an diese anzufragen. Im Idealfall sichert ihr euch eure Wunschlocation, bevor ihr überhaupt die Einladungen verschickt.

Was kostet eine Hochzeitslocation?

Hier gilt: Grundsätzlich variieren die Kosten sehr stark. Sie hängen von vielen Faktoren ab: Größe, Lage, Stil, Ausstattung, Region und natürlich welcher Service angeboten wird. Gibt es Inhouse Catering und dekoriert die Location oder muss das zusätzlich gebucht werden? Manche Anbieter rechnen pauschal pro Person ab, andere stellen Kosten wie Essen, Getränke und Location-Miete separat in Rechnung.

Ein realistischer Annahme-Preis der Location pro Gast inkl. Menü und Getränke liegt oft zwischen 100 und 250 Euro. Bei sehr exklusiven oder außergewöhnlichen Orten kann es natürlich auch deutlich mehr werden. Sollen Catering und Getränke extern gebucht werden oder ihr wollt euch selbst versorgen kann man mit Preisen pro Gast zwischen 25 bis 50€ rechnen.

Wie viel Platz braucht ihr?

Diese Frage stellt sich schnell und hier passieren häufige Fehler. Einer der häufigsten Planungsfehler: Der Saal ist zu groß oder zu klein. Halbleere oder komplett überfüllte Säle sind Stimmungskiller. Deshalb solltet ihr die Gästezahl realistisch einschätzen. Als Faustregel gilt: Plant pro Gast etwa 1,5 Quadratmeter, bei Tanzfläche, Bühne oder Buffet natürlich entsprechend mehr.

Auch die Tische und Sitzplätze für ein Buffet brauchen Platz. Lasst euch von der Location beraten, wie der Raum optimal aufgeteilt werden kann, damit es am Ende weder zu eng, noch zu leer wirkt.

Wie viel Puffer solltet ihr bei der Gästezahl einplanen?

Im Schnitt sagen etwa 10 bis 20 Prozent der geladenen Gäste ab – wegen Krankheit, Urlaub oder aus anderen Gründen. Wenn ihr also mit 80 Gästen rechnet, plant besser mit 65 bis 70 Personen. Viele Locations ermöglichen es, die genaue Zahl noch bis kurz vor dem Termin anzupassen. Fragt das unbedingt bei der Besichtigung.

Was ist der richtige Stil für eure Feier?

Ihr träumt von einer edlen Feier, einer romantischen Gartenhochzeit oder einem lässigen BBQ-Abend mit Freunden? Die Auswahl der Hochzeitslocation zählt mehr als ihr denkt, denn sie legt den Grundstein für den gesamten Stil – vom Dresscode bis zur Tischdeko.

Stellt euch also folgende Fragen:

• Welche Atmosphäre wünschen wir uns? Elegant, locker oder traditionell?

• Für welche Jahreszeit planen wir?

• Passt zur geplanten Feier vielleicht ein Schloss oder doch eher eine rustikale Scheune?

Ein guter Tipp, wenn ihr euch eine entspannte, lockere Hochzeit wünscht: Wählt eine Location, die euch Flexibilität bietet. Einen Ort, bei dem ihr eure Hochzeit selbst gestalten könnt ohne starre Vorgabe und mit mehr Raum für persönliche Ideen.

Worauf solltet ihr bei der Besichtigung achten?

Hier ein paar Punkte, die gern übersehen werden:

• Gibt es genug Parkplätze?

• Gibt es eine Schlechtwetter-Alternative?

• Sind Essen, Getränke und Location-Miete als Komplettpaket buchbar?

• Gibt es Sperrstunden oder Lautstärkebegrenzungen?

• Gibt es vor Ort Übernachtungsmöglichkeiten oder gibt es Hotels in der Nähe?

Fragt auch nach Empfehlungen für Dienstleister. Viele Locations arbeiten mit erfahrenen Caterern, DJs oder Fotografen zusammen. Das kann euch viel Recherchezeit ersparen. Passende Dienstleister findet ihr aber auch auf eventbook.com.

Was tun, wenn das Budget knapp ist?

Eine gute Nachricht: Auch mit kleinerem Budget könnt ihr eure Traumlocation finden. Wichtig ist, Prioritäten zu setzen. Wenn euch die Location besonders wichtig ist, könnt ihr andere Elemente der Hochzeitsplanung entsprechend anpassen, wie z. B. die Deko oder das Entertainment.

Zudem lassen sich durch clevere Planung die Kosten für die Hochzeitslocation stark reduzieren – etwa durch:

• Feiern an einem Freitag oder Sonntag

• Nebensaison (Herbst oder Winter)

• Halb-Tages-Feiern (z. B. nur abends)

• Locations, bei denen ihr eigenes Catering mitbringen dürft

Die richtige Location ist mehr als nur ein Raum

Die Location ist der Rahmen für eure Feier, die Bühne für eure Geschichte und meist das Erste, was eure Gäste wahrnehmen. Wenn ihr also eine Location für eure Hochzeit sucht, nehmt euch Zeit für die Auswahl. Stellt Fragen, vergleicht Angebote und hört auf euer Bauchgefühl.

Wenn ihr euch eine entspannte, lockere Hochzeit wünscht, findet ihr bei eventlocations nicht nur passende Orte, sondern auch alle wichtigen Infos zu Ausstattung, Kosten und Verfügbarkeit auf einen Blick.

Jetzt die perfekte Hochzeitslocation in der Nähe finden und euren Tag ganz entspannt planen.