Weihnachtsfeier planen – einfacher Guide für Unternehmen

Bevor du dich mit der Planung der Feier verzettelt, kläre zunächst, was das eigentliche Ziel ist, denn dies beeinflusst die Art der Feier und wie teuer diese am Ende wird.

Die Schritte im Überblick:

Jetzt kommt der wichtigste Schritt. Mit der passenden Location steht und fällt alles. Da du jetzt weißt, was ihr vorhabt, beginnt nun die Suche nach einer Location. Notiere dir dafür die folgenden Anforderungen:

• geschätze Gästeanzahl

• Budget

• Erreichbarkeit (ÖPNV/Parkplätze!)

• Barrierefreiheit

• gewünschter Stil (rustikal, modern, festlich)

Mit diesen Rahmenbedingungen startest du die Suche. Über eventlocations.com geht das besonders einfach: Filtere nach verschiedensten Kriterien und lasse dir so schnell passende Locations anzeigen. In der Eventverwaltung legst du eure Weihnachtsfeier als Event an und behältst dort den Überblick über alle angefragten Locations inklusive Chatfunktion und der Möglichkeit, sie individuell zu markieren, etwa mit „Angefragt“ oder „Abgelehnt“.

Auf eventlocations.com kannst du dir eine Favoritenliste erstellen und bis zu 10 Locations mit nur einem Klick anfragen und Angebote einholen. Frage mindestens drei Optionen an, zum einen, um die Angebote zu vergleichen und eine echte Auswahl zu haben, zum anderen, weil manche Locations am Wunschtermin bereits ausgebucht sein könnten und du so Ausweichmöglichkeiten auf andere Favoriten hast.

Hier eine kleine Übersicht, was du in deine Anfrage schreiben solltest:

1.     Grunddaten

• Gewünschtes Datum (+ Alternativdatum)

• Voraussichtliche Gästezahl (Min. / Max.)

• Uhrzeit (inkl. Aufbau- / Abbauzeit)

2.     Leistungen

• Ist Catering inklusive? (Menü / Buffet-Optionen anfordern!)

• Getränkepakete (Open Bar? Pro-Kopf-Preis? Mindestumsatz?)

• Technik inklusive? (Bühne, Mikrofon, Beamer, WLAN)

• Dekoration erlaubt / gestellt?

• Stühle / Tische / Besteck – Anzahl & Zustand?

3.     Kosten & Konditionen

• Mietpreis (pauschal oder pro Stunde?)

• Nebenkosten (Reinigung, Service-Personal, Strom?)

• Anzahlung & Zahlungsfristen

• Stornobedingungen (Deadlines & Kosten!)

4.     Praktisches

• Parkplätze / ÖPNV-Anbindung?

• Barrierefreiheit?

• Lärmbeschränkungen (DJ / Band bis wann?)

• Hausregeln (z.B. Rauchen, eigene Getränke?)

• Ansprechpartner vor Ort?

5.     Sicherheit

• Fluchtwege gekennzeichnet?

• Erste-Hilfe-Zugang?

• Haftungsregelung bei Schäden?

Sehr geehrtes Team der [Location-Name],

wir planen unsere Firmen-Weihnachtsfeier und interessieren uns für Ihre Location.
Bitte teilen Sie uns mit, ob am [Datum, ggfs. + Alternativdatum] Kapazitäten für ca. [Zahl] Gäste vorhanden sind.

Unser grober Rahmen:

• Zeitplan: ca. 18:00 – 24:00 Uhr (inkl. Aufbau ab 16 Uhr)

• Gewünscht: Sitzplätze, Bühne/Tanzfläche, festliches Ambiente

• Catering: Wir benötigen ein Abendbuffet (inkl. vegetarischer/veganer Optionen).

• Technik: Mikrofon + Soundsystem für Reden/DJ, Beamer optional.

Bitte senden Sie uns:

1. Ein Angebot inkl. aller Kosten (Miete, Catering pro Kopf, Service, Nebenkosten).

2. Informationen zu Parkplätzen/ÖPNV und Barrierefreiheit.

3. Ihre Stornierungsbedingungen und Vertragsmodalitäten.

Für Rückfragen stehe ich gern bereit.
Bitte antworten Sie bis zum [Datum + 5-10 Werktage], da wir zeitnah entscheiden.

Vielen Dank & freundliche Grüße,
[Name]
[Position]
[Firmenname]
[Telefonnummer]

Weiter geht es mit dem wohl zweit wichtigsten Punkt. Das leibliche Wohl der Gäste und damit auch Essen und Trinken. Doch bevor du dich hier auf die Suche begibst, überlege dir, wie eure Weihnachtsfeier eigentlich aussehen soll. Soll es ein Buffet sein oder lieber Menü? Wie sieht es mit Fingerfood aus und Food Stations? Dabei immer im Hinterkopf haben, gibt es genug Alternativen für Allergiker oder Veganer. Dasselbe gilt auch für das Getränkekonzept: Open Bar oder Selbstzahler Bar? Vielleicht auch Freigetränke bis Summe X? Welche Getränke überhaupt? Alkohol-Policy des Unternehmens beachten!

Wenn all diese Fragen geklärt sind, geht es an die Suche. Viele Locations bieten inhouse Catering. Wenn du hier allerdings etwas Separates suchst, weil die Feier zum Beispiel in der Firma stattfindet, kannst du auf unserer Plattform eventcatering.com nicht nur nach deiner Auswahl filtern, sondern auch alle Caterer, die dich interessieren, als Favorit in deinem Event in der Eventverwaltung speichern. Du hast also nicht nur die angefragten Locations, sondern auch deine favorisierten Caterer hier auf einem Blick, kannst mit einer Anfrage alle anschreiben und bequem die Angebote vergleichen. Egal auf welcher unserer Plattformen du dich gerade befindest.

Sobald Location und Catering stehen, geht es ans Herzstück deiner Weihnachtsfeier: Was passiert eigentlich an diesem Abend? Das Programm bestimmt die Stimmung und den Ablauf. Dabei sollte es nicht zu überladen sein, aber auch nicht nur aus einer kurzen Ansprache bestehen, um die Gäste dann sich selbst zu überlassen. Wichtig ist es hier einen gesunden Mittelweg zu finden.

Passende Künstler findest du auf eventportal.de.

Achte darauf:

Die Location ist gebucht, das Essen geplant und bestellt und auch das Programm steht. Damit fehlt eigentlich nur noch eins, die Menschen, die den Abend besonders machen. Damit alle rechtzeitig Bescheid wissen, verschickst du etwa drei Monate vor der Feier ein „Save the Date“ per E-Mail oder Kalendereinladung. Ziel ist nicht, schon alle Details zu verraten, sondern den Termin zu sichern und den Kolleg*innen zu signalisieren: Da passiert etwas, das ihr nicht verpassen wollt. Gleichzeitig bekommst du so einen ersten Überblick, wie viele voraussichtlich kommen werden.

Die eigentliche Einladung folgt dann etwa sechs bis acht Wochen vor dem Event. Ein kleiner Appetithappen wie ein Foto der Location, ein Hinweis auf das geplante Highlight oder ein humorvoller Satz sorgt für Vorfreude. Achte darauf, dass diese Einladung alle wichtigen Informationen enthält:

• Datum

• Uhrzeit

• Ort mit Anfahrts- und Parkhinweisen

• den Dresscode wie zum Beispiel „Festlich“ oder „Business Casual“

• eine Anmeldefrist inklusive Abfrage von Allergien oder vegetarischen Optionen

• den groben Ablauf (optional, aber stimmungssteigernd)

• Information, ob Partner und Kinder willkommen sind

Für die Anmeldung eignen sich einfache Tools wie Doodle, Microsoft Forms, die Umfragefunktion in Slack oder spezielle Eventtools. Wichtig ist, dass du die Frist konsequent einhältst, damit Location und Caterer verlässlich planen können. Sobald Zusagen und Teilnehmerzahlen feststehen, kümmerst du dich um die letzten Details und die dazugehörige Logistik. Dann kannst du dich auf einen Abend freuen, der lange in Erinnerung bleibt.

Jetzt, wo die großen Eckpunkte feststehen, geht es an die Feinheiten, die aus einer guten Feier ein rundes Erlebnis machen.

• Haftung und Aufsichtspflicht: Kommuniziere klar, wann die offizielle Feier endet. An- und Abreise liegt bestenfalls in Eigenverantwortung der Teilnehmenden.

• Alkohol: Sorge dafür, dass der Konsum in einem gesunden Rahmen bleibt. Eine begrenzte Bar, ausreichend Wasser oder benannte Ansprechpartner unterstützt das.

• Versicherung: Prüfe, ob eine Betriebshaftpflicht besteht und kläre, welche Haftung die Location übernimmt.

• Datenschutz: Wenn Fotos gemacht werden, muss vorher das Einverständnis der abgebildeten Personen eingeholt werden. Ein klares „Opt-in“-Verfahren ist hier die sicherste Variante.

Es geht in den Endspurt und die finalen Vorbereitungen. In den letzten ein bis zwei Wochen vor der Weihnachtsfeier läuft die heiße Phase. Jetzt geht es darum, alle offenen Punkte zu schließen und sicherzustellen, dass am Veranstaltungstag wirklich alles steht. Sei in dieser Zeit besonders eng mit Location, Caterer und Dienstleistern im Austausch.

Endlich ist der Tag der Feier da und die Vorfreude steigt. Damit alles reibungslos läuft, lohnt es sich, frühzeitig vor Ort zu sein. So kannst du in Ruhe prüfen, ob alles passt, und dich um die letzten Handgriffe kümmern, wie zum Beispiel die Tischdekoration, wenn ihr diese selbst übernehmt.

Begrüße deine Gäste mit einem einladenden Willkommenstisch im Eingangsbereich. Dort liegen die Namensschilder und alles, was sie für den Abend brauchen, zum Beispiel Bändchen. Sorge dafür, dass dein Team gut sichtbar ist und jederzeit freundlich angesprochen werden kann. Genieße den Moment, bleib gelassen und feiere mit. Du hast alles dafür getan, dass die Veranstaltung ein Erfolg wird.

Nach der Feier ist vor der Feier. Jetzt heißt es den Abend Revue passieren zu lassen und zu gucke, was ist gut gelaufen und was kannst du nächstes Jahr besser machen. Doch bevor wir damit anfangen, geht noch eine kurze E-Mail mit einem Danke fürs Kommen an die Gäste raus. Wenn vorher das Einverständnis dafür gegeben wurde, kannst du hier auch den Link zu den Fotos mitschicken und eine kurze Umfrage (z.B. 3 Fragen: Was war gut? Was weniger? Ideen für nächstes Jahr?).

Wen alle Rechnungen geprüft und beglichen sind geht es an die Lessons Learned. Mach dafür ein kurzes Meeting im Team und überlegt, was lief super, was kann besser werden? Dokumentiert das für nächstes Jahr, ebenso wie wo habt ihr was gebucht, wann und welches Feedback es dazu gab. Hat zum Beispiel das Essen ausgereicht oder wurde etwas knapp? War der Platz ausreichend?

Zum Schluss gilt es dann noch das Restbudget abzuwickeln. Und damit hast du entspannt eine erfolgreiche Weihnachtsfeier organisiert. Hier noch ein paar Tipps, die wir dir mitgeben und wenn du direkt mit der Suche nach einer geeigneten Location startest, findest du hier eine großartige Auswahl für Weihnachtsfeiern. Einfach noch deinen Ort eingeben und dich von den Profilen inspirieren lassen.

Plane jetzt deine Weihnachtsfeier mit passenden Anbietern für Location, Catering und Service.